Algumas dicas para uso do e-mail

Símbolo arroba utilizado
nos e-mails

Quase todo mundo usa e-mail hoje numa freqüência quase que diária. Quem trabalha em escritórios ainda com freqüência maior. Aquele que trabalha com marketing, vendas, etc sabe que as vezes um acordo de vendas poderá ser bem sucedido ou não de acordo com os e-mails que recebem ou enviam. Porém o número de internautas que usam esta ferramenta de forma inadequada é espantoso, cometem erros básicos.

Estes erros têm conseqüências. Conhecê-los é sinônimo de responsabilidade e respeito para quem você envia suas mensagens.

Então o que vamos propor aqui é um breve roteiro de como utilizá-lo corretamente ao mesmo tempo em que passamos diversas dicas. Dicas estas que foram, reunidas após diversas leituras, pesquisas e ouvir quem entende do assunto e especialistas em segurança na Web em segurança.

Mas afinal o que é o e-mail?

Muita gente, leigos e iniciantes em informática têm duvidas em compreender o que é e-mail e na hora de digitá-lo quando solicitado a fazê-lo, termina por digitar uma url ou endereço de um site.

O e-mail é um acrônimo de Electronic Mail que quer dizer Endereço Eletrônico. Tanto a mensagem quanto o endereço para o qual a mensagem é enviada, através da Web são chamados de e-mail. Sendo assim eu posso dizer que mandei um e-mail para beltrano ou que meu e-mail é beltrano @gmail.com.

Um endereço de e-mail e composto de duas partes principais separadas pelo símbolo @ (arroba). Antes do @ (arroba) vem o nome de usuário e depois dele o nome do provedor onde este usuário possui sua conta de e-mail. Por exemplo beltrano@gmail.com. Observe que é diferente de www.beltrano.com que é um endereço de um lugar, site ou blog na Web. E-mails não possuem www antes do nome. No exemplo citado, beltrano é o nome de usuário da pessoa que é dona do e-mail, enquanto que o @ (arroba) separa o nome do usuário do e-mail da empresa que ele armazena suas mensagens eletrônicas. Este símbolo “@”, é quem informa ao programa de e-mail que não se trata de um endereço qualquer e sim de um endereço de e-mail.

No caso acima, o usuário beltrano tem um endereço de email do gmail, cujo site é www.gmail.com. Caso o email dele fosse do Hotmail o e-mail seria beltrano@hotmail.com, se fosse do BOL seria beltgrano@bol.com.br, e assim por diante.

Para se ter um e-mail o usuário basta se cadastrar em um site que preste este serviço, o que não são poucos e com espaços de armazenamento cada vez mais generosos. Este processo é bastante simples, pois irão lhes solicitar alguns dados como nome, endereço e cadastro de uma senha. Feito isto, todas as vezes que você precisar utilizar seu e-mail lhe será solicitado seu nome de usuário e sua senha. No caso do beltrano@gmail.com, o nome de usuário é o primeiro nome antes do @ (arroba) e o site o qual o beltrano tem sua conta de e-mail é o site do gmail (www.gmail.com) que é a parte depois do @ (arroba).

Importante, quando se cadastrar em um provedor de e-mail procure criar um e-mail com um nome que lembre o quem é você. Tem gente que escolhe nomes esquisitos, cheios de firulas e quem em nada facilita a comunicação. Também um e-mail com apenas o primeiro nome é ridículo, pois poderá existir mais de um nome igual ao seu além de facilitar a chegada de spams em sua caixa de entrada ou de sua mensagem ser considerada como spam por parte do destinatário e então ela será excluída pelo serviço de segurança do provedor de e-mail.

Para receber e enviar mensagens pela Web, o usuário terá que ter em seu computador um programa chamado de gerenciador de e-mails. Mas isto é se ele pretender receber seus e-mails, ou seja, suas mensagens, em seu computador. Caso contrário basta utilizar os serviços de webmail que são oferecidos por sites como o Hotmail, BOL, Gmail, etc. Alguns destes programas que você utiliza para receber suas mensagens de e-mails no PC ou no notebook são o Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Netscape Messenger, Eudora, IncredMail, etc.

Usando o e-mail e os erros básicos em sua utilização.

Antes de tudo, é sempre bom verificar a ortografia antes de enviar qualquer mensagem de e-mail. Neste caso seria útil a instalação de um corretor ortográfico ou de um dicionário atualizado em compartilhamento com o os demais softwares do computador, ou utilizar o corretor ortográfico do próprio site onde você tem sua conta de e-mail. Se você não dispõe de nenhuma destas ferramentas de correção ortográfica, é melhor que você digite sua mensagem no Microsoft Word ou Br Office Write, pois estes editores de textos, se atualizados, possuem ferramentas de correção ortográfica, copie o texto e cole no corpo de sua mensagem de e-mail, mas antes, reler a mensagem nunca é demais.

Para quem envia mensagens para mais de um destinatário, é aconselhável que a relação de e-mails dos demais destinatários seja oculta, com isto você está protegendo os demais usuários de possíveis vírus e e-mails indesejáveis. Da mesma forma que quando você recebe um e-mail que foi enviado para diversos destinatários cuja lista de contatos vem neste e-mail, pense bem se você, caso seja necessário, necessita responder a todos eles ou apenas a alguns. Até porque como não devemos responder a todos um assunto que só interessa a uma pessoa, o inverso também é verdadeiro.

Tem gente que pensa que e-mail é mensagem instantânea. Quem recebe um e-mail ler quando pode, quando estiver com tempo. Então escreva no corpo do e-mail o assunto de forma clara, objetiva e sucinta. O modo de expressar-se na mensagem de e-mail é sempre interpretado por quem recebe, entretanto tenha zelo e cuidado na hora de redigir sua mensagem. Seja natural, cordial, educado, deixe a impressão que você quer que o destinatário tenha de você. Se houver problemas de comunicação vão surgir mal entendidos e, se há mal entendidos, o problema é sempre de quem transmite a mensagem.

O que é a CC e  CCo?

Quando escrevemos um e-mail, observamos que há uma opção CC ou CCo. Estes campos são bastante úteis quando desejamos enviar e-mails com cópia para alguém ou cópias ocultas.

Na opção CC o e-mail será enviado para os destinatários principais e para quem mais você enviar neste campo. Por exemplo, se você deseja enviar um e-mail para beltrano@gmail.com e quer enviar este mesmo e-mail para três outros usuários, basta que no campo CC você adicione o e-mail destes três outros usuários.

O Campo CCo, com cópia oculta, faz o mesmo papel do anterior mas com a vantagem de que os destinatários não saberão para quem mais você enviou a mensagem, com isto, preservando os endereços de e-mails dos demais destinatários. Este recurso é muito útil, pois inibe a propagação de spams já que se preservam os endereços dos demais destinatários.CC é uma abreviação de Cópia carbono e CCo é a abreviação de Cópia carbono oculta

Um pouco de profissionalismo não faz mal

Figurinhas, coloridos, etc, isto passa a impressão de infantilidade. Letras maiúsculas correspondem a gritos, então esqueça. O Remetente tem que escrever normal como se escreve uma correspondência normalmente para se enviar pelo correios, escrevendo-se com letras minúsculas, iniciando orações e nomes próprios com letras maiúsculas, respeitando-se as regras gramaticais e de pontuação.

Abreviações, tipo vc, kd, tc, não é legal e nem carinhas também, aqueles smiles animados que enchem o computador de vírus. Ainda tem gente que usam e abusam de expressões como lol, rs, snsn, além de muita gente nem compreender estes códigos vai passara a impressão que você é uma pessoa imatura, dar impressão de infantilidade. 

Em e-mails profissionais, não se escreve e-mails com expressões de tratamento que dá a entender intimidade. O uso de pronomes de tratamento mais formais como Sr, Srª, Ilmº soa bem melhor do que tu e você.

Formatos de e-mail

Há dois tipos básicos de formatos de e-mails: o formato HTML, sem formatação, e o com formatação. Quando se recebe uma mensagem de e-mail você deve verificar qual o formato recebido e procurar responder no mesmo formato, porque isso padroniza a visualização da mensagem. Além disso, nem todos possuem conexão rápida, navegadores atualizados. Portanto, na dúvida, é melhor o formato sem formatação, mesmo sem recursos de personalização garante uma melhor navegabilidade e rapidez no acesso aos e-mails.

Outro detalhe importante é o assunto. Este campo nunca deverá ficar em branco porque muitos programas anti-spam, de cara, já bloqueiam um e-mail sem assunto. Portanto seja claro quanto ao assunto e coloque um que realmente se relacione como o corpo de sua mensagem.

Dicas de etiqueta e segurança

Todas a vezes que você desejar repassar e-mails utilize o comando encaminhar, não se esquecendo de apagar a lista de destinatários que ficam gravadas no corpo da mensagem e de utilizar o campo CCo para que os destinatários não saibam para quem você está repassando o e-mail, sabe apenas que recebeu de você com isto evitando a propagação de vírus

Quando for repassar e-mails, ou seja, encaminhar, apague do assunto as termos FW, FWD, EM, ENC, RE, RES, deixando apenas o assunto. Além de ser esteticamente ruim é antiético porque facilita a propagação de spams.

Não acredite em tudo que ler. Há pessoas que acredita em tudo que ouve e ler e termina repassando estas mensagens aumentando os ricos da propagação de e-mails. Estas correntes e mensagens de que alguém deu um golpe  da venda da ponte do rio Niterói, etc. tudo isso é uma forma de obter e-mails de pessoas para propagação de spams e vírus.

A curiosidade matou o gato. Não abra anexo sem saber sua origem. Principalmente os que têm a extensão .exe. Além de verificar se realmente quem lhe enviou é de confiança verifique esse realmente ela enviou o arquivo anexo.

Não existem vírus que vai apagar todo o seu HD, sem que mensagem ou correntes que se quebradas você vai morrer seco. Tudo isso é besteirol. Enviar e-mails alertando sobre vírus é tolice. Verifique nos sites especializados primeiro e depois envie a mensagem.

Os sites abaixo são de utilidade pública na hora de verificar os mais recentes vírus e ameças:

http://www.symantec.com

http://www.antivírus.com

Há vírus que só infectam sua máquina se forem lidos no Outlook, pois hoje em dia, a maioria dos provedores de e-mails possui software antivírus online que verificam a existência de deles nos e-mails como também se a mensagem é segura ou não e alerta sobre o fato. A ameaça existe, mas com um pouco de responsabilidade e inteligência é possível menos danos.

A etiqueta também é exigida ao enviar e-mails. Tem gente que envia mensagens de e-mail com aquela lista enorme de endereços de e-mails no corpo da mensagem. Além de ferir as regras de etiqueta é falta de educação enviar e-mail desta forma, portanto apague todos os e-mails e deixe apena o de quem você vai enviar. Outra coisa, não envie o email novamente para quem já te enviou porque com certeza ele já deve ter lido porque enviou para você.

No mundo existem inúmeras pessoas e instituições filantrópicas com problemas e necessitando de ajuda. Porém não enviem e-mails que falam destas campanhas ou que busca arrecadar fundos para os ajudarem. Ao invés disto procurem as instituições corretas como bancos, igrejas e outras entidades como Corpo de Bombeiros, Cruz Vermelha, etc. Todos esses e-mails que você recebe são apenas formas de obterem mais endereços eletrônicos par apoderem propagar spams vírus e todo tipo de pragas virtuais.

Não perca tempo nem fique pitando uma de otário repassando mensagens de abaixo assinados, de votações no congresso ou de protestos.

Nada de correntes milagrosas ou de que se estas correntes forem quebradas você morrerá, ou vai ficar doente, ou ter má sorte ou perder tudo. Isto também são meios de arrecadar emails para proliferação de spams.

Não acredite em tudo que ler, observe, pense muito e analise bastante. Escrever e-mails é fácil, mas lembre-se de que nada é por acaso.

Não encaminhe mensagens com fotos que tem a finalidade de causar compaixão. Verificar a veracidade da informação que recebe é um ato de inteligência e responsabilidade, se quisermos ajudar alguém há outras formas de fazê-lo.

Esperamos que estas informações sejam bastantes úteis para você que nos ler neste momento e que use esta ferramenta, o e-mail, com responsabilidade e inteligência. Enquanto isto conscientizemos os outros esclarecendo estes pontos. Até breve.